Teil 3: So finden Sie den richtigen Vermögensverwalter

Serie: Vermögensbewirtschaftung – Bloß nichts dem Zufall überlassen!

Historisch niedrige Zinsen und hochvolatile Aktienmärkte stellen gemeinnützige Stiftungen vor immense inhaltliche aber auch emotionale Herausforderungen. Der hohen Komplexität der Vermögensanlage und der damit einhergehenden zunehmenden Verunsicherung der Stiftungsorgane im Zusammenhang mit der Vermögensanlage kann wirksam nur planmäßig und strategisch begegnet werden. Wir hatten Aspekte hierzu in den Folgen eins und zwei dieser Serie ausführlich behandelt. Teil 3 unseres Leitfadens zur Vermögensanlage von Stiftungen beschäftigt sich mit der Umsetzung der Theorie in die Praxis, der Implementierung der strategischen Vorgaben.     

Anlagegrundsätze

Im Rahmen der Strategieentwicklung hatten wir ein für die Stiftung spezifisches Portfolio erarbeitet. Dieses Portfolio besitzt bestimmte Rendite- und Risikoeigenschaften. Der Stiftungsvorstand hatte dieses als für die Stiftung angemessen definiert und die damit einhergehenden Vorgaben und Restriktionen in Form von Anlagegrundsätzen dokumentiert. Die Umsetzung der Anlagestrategie ist an diese Anlagegrundsätze gebunden und bestimmt deshalb auch maßgeblich das Ergebnis der Implementierung. Dennoch ist die Umsetzung der strategischen Vorgaben alles andere als vorgezeichnet. Wir wollen im Folgenden versuchen, die Komplexität der Implementierungsanstrengungen zu ordnen.

Eigen- vs. Fremdverwaltung

Zuallererst wird die Stiftung zu klären haben, ob sie die Anlagestrategie ggf. in Teilen operativ selbst umsetzen möchte oder aber externe Banken oder Vermögensverwalter beauftragt werden sollen. Die Umsetzung in Eigenregie ist zwar grundsätzlich möglich, bedarf jedoch ausreichend personeller Ressourcen. Zum einen müssen die dieser Aufgabe zugeordneten Mitarbeiter fachlich geeignet sein ein Portfolio professionell zu verwalten, zum anderen müssen sie über die zeitlichen Kapazitäten verfügen, die diese zweifellos anspruchsvolle Aufgabe erfordert.

Es ist zu beachten, dass sich mit der zunehmenden Komplexität der Finanzmärkte nicht nur die Wahrscheinlichkeit erhöht, Fehler bei der Auswahl der zur Verfügung stehenden Instrumente zu machen, sondern daneben auch die Höhe der Auswirkung bei Eintritt eines möglichen Risikofalls, wie beispielsweise im Zuge der Herabstufung der Bonität eines Anleiheemittenten oder gar dessen Ausfall. Neben der anspruchsvollen Markt- und Produktanalyse müssen bei der Verwaltung in Eigenregie Kapazitäten für die Einhaltung der Grundsätze eines effektiven internen Kontrollsystems reserviert werden. In diesem Rahmen sind beispielsweise die Funktionen der operativen Anlagepolitik („Handel“) und die Kontrolle der ordnungsmäßigen Umsetzung („Back-Office“) grundsätzlich voneinander zu trennen.

Für die Vergabe des Anlageauftrags an einen professionellen Vermögensverwalter spricht regelmäßig die für einen nachhaltigen Anlageerfolg erforderliche Professionalisierung der Vermögensanlage. Daneben erleichtert die Vergabe eines Verwaltungsmandats an externe Berater die Einhaltung der Vorgaben eines wirksamen Kontrollsystems. Wird die operative Anlagepolitik extern vergeben, zeichnet sich die Stiftung verantwortlich für die Entwicklung der grundsätzlichen Anlagestrategie und übernimmt – ggf. mit externer unabhängiger Unterstützung – die Kontrolle des Verwalters. Der Stiftungsvorstand reduziert dadurch maßgeblich sein Haftungsrisiko und konzentriert seine Ressourcen auf die ohnehin schon herausfordernde Definition der strategischen Vorgaben zur Vermögensanlage.

Definition des Mandats – gemischt oder konzentriert

Überträgt der Stiftungsvorstand die Vermögensverwaltung an einen oder mehrere Vermögensverwalter bedeutet dies keinesfalls, dass er sich dadurch seiner Verantwortung entzieht. Es steht die Entscheidung an, mit welchem Anlageauftrag der Vermögensverwalter ausgestattet werden soll. In der Regel werden bei kleineren und mittleren Stiftungsvermögen sog. gemischte Mandate vergeben. Die Stiftung entscheidet über den Risikograd des Portfolios und damit direkt oder indirekt über den maximalen Aktienanteil oder den maximalen Anteil der sog. Risikoanlagen, die für größere Schwankungen stehen, aber auch höhere Renditen versprechen. Dem Vermögensverwalter wird daneben regelmäßig eine Bandbreite an die Hand gegeben, in welcher er die in Frage kommenden Assetklassen, wie Renten- oder Aktienanlagen über- oder untergewichten kann. Je enger diese Bandbreiten sind, desto statischer und weniger flexibel ist die Vermögensverwaltung.

Wird die Bewegungsfreiheit des Vermögensverwalters eingeschränkt, übernimmt die Stiftung insoweit selbst Performanceverantwortung. Die Verantwortung für die Ergebnisse der Vermögensverwaltung der Stiftung wird dann maximiert, wenn der Vermögensverwalter nur eine Assetklasse zur Verwaltung übertragen bekommt (sog. Spezialmandat). Wird beispielsweise Verwalter A mit dem Management des Aktienanteils und Verwalter B mit dem Management der Renten beauftragt, trägt die Stiftung die Verantwortung für die Steuerung der konsolidierten Aktien- und Rentenquote. Die Stiftung muss also willens und in der Lage sein, konkrete Allokationsentscheidungen zu treffen, diese zu überwachen und ggf. von Zeit zu Zeit anzupassen.

Gegenüber dem gemischten Mandat eröffnet sich mit einem Spezialmandat der Vorteil, Vermögensverwalter ihren Stärken entsprechend optimal einzusetzen. Der Vermögensverwalter kann sich auf eine Assetklasse konzentrieren, er braucht insbesondere keine Positionen auflösen oder liquide Mittel ungenutzt vorhalten, um Allokationsentscheidungen umzusetzen. Spezialmandate sind im Übrigen nicht auf Aktien oder Renten beschränkt. Auch für die Verwaltung alternativer Anlagen, beispielsweise Hedgefonds oder Rohstoffe, können fokussierte Mandate Sinn ergeben, um auf die besondere Expertise eines Verwalters zuzugreifen.    

Auftragsunterlage und Auswahlverfahren

Die Suche nach einem Vermögensverwalter beginnt mit der Definition der Aufgabenstellung, abgeleitet aus den Anlagegrundsätzen. Die Vorauswahl geeigneter Kandidaten aus dem Kreis der bekannten Banken und freien Vermögensverwalter schließt sich dem an. Diesen wird der Anlageauftrag übermittelt, verbunden mit der Bitte, ein detailliertes Angebot abzugeben. Der Anlageauftrag sollte sämtliche Eckpunkte des Auftrags umfassen, ohne aber den Anlagerahmen etwa mit Details zu überfrachten. Die Auftragsunterlage muss ausreichend Raum für eine Anlagelösung lassen, die die Handschrift des Verwalters trägt.

Die schriftliche Ausschreibung dient in erster Linie dazu, den geladenen Verwalter, seine Anlagephilosophie und seinen Anlageprozess kennen zu lernen, mithin ein Gefühl für seine Stärken und Schwächen zu entwickeln. Neben der Definition des Auftrags sollte das Auftragsschreiben wesentliche Fragen zum Mandat und dem Vermögensverwalter enthalten. Unter anderem sollten die Besitzverhältnisse abgefragt werden, ebenso die Ausrichtung des Hauses und die Konzentration auf die Vermögensverwaltung. Im Zuge dessen sind auch mögliche Interessenkonflikte abzufragen. Ist der Verwalter auch im Investmentbanking tätig oder als Fondsinitiator aktiv, muss dies im weiteren Verlauf der Mandatsgestaltung Berücksichtigung finden.

(Kurz-)Lebensläufe der mandatsverantwortlichen Berater helfen ebenso bei der Einschätzung des Verwalters, wie Aussagen zur Höhe des insgesamt verwalteten Vermögens und der durchschnittlichen Mandatsgröße. Kern der Unterlage bildet der konkrete Anlagevorschlag unter Darstellung der grundsätzlichen Anlagephilosophie und des Risikomanagements.

Als Beleg für die Leistungsfähigkeit sind geeignete und zum ausgeschriebenen Mandat passende Performancenachweise zu präsentieren. Um an dieser Stelle Vergleichbarkeit zu gewährleisten sind Performancenachweise idealerweise auf Basis der GIPS (Global Investment Performance Standards) darzustellen. Die Unterlage des Verwalters schließt mit einer umfassenden Listung aller Kosten der Verwaltung, somit der Verwaltungskosten, der Depotkosten, Transaktionskosten sowie etwaiger Produktkosten. Die Produktkosten müssen beispielsweise auch den Anteil der Fondsanlagen in der Vermögensverwaltung berücksichtigen, die etwaige Berechnung von Ausgabeaufschlägen und den Umgang des Verwalters mit Bestandspflegeprovisionen.

Das schriftliche Verfahren endet mit der Auswertung der Angebote der Verwalter auf Basis eines definierten Kriterienkatalogs und in der Folge mit der Vorauswahl der hiernach besten Verwalter. Wichtige Kriterien sind u.a. die Vollständigkeit des Angebots, die Eignung des konkreten Anlagevorschlags unter Berücksichtigung der Vorgaben und Restriktionen der Stiftung sowie die Gesamtkosten der Verwaltung. Die im Rahmen des schriftlichen Angebots überzeugenden Verwalter werden eingeladen, die Anlagelösung persönlich vorzustellen. In einem etwa einstündigen Gespräch sollten die wesentlichen Punkte des Angebotes so vorgetragen werden, dass die Stiftung eine klare Vorstellung darüber erhält, wie der Verwalter die Anlagestrategie der Stiftung umsetzen möchte. Für die handelnden Personen gilt es daneben als kompetenter Gesprächspartner auch persönlich zu überzeugen.  

Der finalen Entscheidung vorgeschaltet ist die Verhandlung der Konditionen. Zu berücksichtigen sind dabei stets alle Kosten der Vermögensverwaltung, so dass die Konditionenbündel der Bewerber vergleichbar werden. Es sollte unter Berücksichtigung des Mandatsvolumens und der Komplexität der Aufgabenstellung eine marktgerechte und für beide Seiten tragfähige Kondition erarbeitet werden. Hier anzusetzen lohnt sich, denn nicht selten liegen die Standardkonditionen erheblich über dem marktgerechten Niveau.

Die Bewertung und Entscheidung für oder gegen einen Vermögensverwalter auf Basis des vorab definierten Kriterienkatalogs systematisiert und objektiviert die Bewertung und unterstützt die Entscheidungsfindung. Bei allen Bemühungen jedoch um einen transparenten Entscheidungsprozess hängt die Vergabe eines Verwaltungsmandats immer auch von subjektiven Elementen ab. Im Ergebnis gewinnt so manches Mal nicht der gemäß Bewertungsbogen beste Verwalter das Mandat, sondern derjenige, der ohne große Schwächen am ehesten die subjektiven Erwartungen des Kunden erfüllt, seine Sprache spricht und persönlich überzeugt.

Umsetzung und Überwachung, Anlagerichtlinien

Ist eine (Vor-)Entscheidung gefallen, wird der betreffende Verwalter informiert und um Übermittlung der Verwalterverträge gebeten. Der Anlageauftrag wird in Abstimmung mit dem Verwalter über eine Anlagerichtlinie konkretisiert, die alle wesentlichen Anlagerestriktionen benennt. Die Anlagerichtlinie bildet den Kern des Verwaltervertrages, denn sie bestimmt das Risiko, über das bei Anleger und Verwalter ein gemeinsames Verständnis bestehen sollte. Die Anlagerichtlinie sollte daher nicht nur den maximalen Aktienanteil festlegen, sondern beispielsweise daneben den Einsatz von aktiven und passiven Investmentfonds, Zertifikaten, Options- oder Futuregeschäften oder Hedgefonds regeln und konkrete Aussagen darüber treffen, wie der Rentenanteil bestückt werden soll. Nicht selten nämlich finden sich in Niedrigzinszeiten wie diesen aktienähnliche Portfoliorisiken auch auf der Rentenseite.   

Die Prüfung des Verwaltervertrags umfasst neben diversen rechtlichen Detailfragen insbesondere auch die Regelungen zu den Kosten der Vermögensverwaltung. Es ist darauf zu achten, dass die vereinbarte Kondition unmissverständlich Bestandteil des Vertrages wird. In Fällen der Beauftragung einer externen Depotbank muss auch die Vereinbarung mit der Depotstelle der im Auswahlverfahren zugesagten Kondition entsprechen.  

Mit einem von beiden Seiten unterzeichneten Verwaltervertrag steht der Vermögensverwaltung nun nichts mehr im Wege. Es bedarf lediglich noch des Übertrags der Anlagesumme durch die Stiftung und ggf. der Abstimmung mit dem Verwalter, ob die Mittel in einem Zug oder zeitlich gestreckt investiert werden sollen. Die sukzessive Investition über beispielsweise drei Monate verringert das Risiko genau zum falschen Zeitpunkt einzusteigen (sog. Cost-Average). Gerade in den ersten Wochen der Investition bietet sich eine Überwachung der neu investierten Wertpapiere an. Die Übereinstimmung der Investitionen mit den Anlagerichtlinien ist sicherzustellen und die Abrechnung der Transaktionskosten zu überprüfen. Diese Kontrollhandlungen im Rahmen einer Phase steter Abstimmung zwischen Stiftung und Verwalter sind unumgänglich, bis letztendlich ein eingeschwungener Zustand erreicht ist. 

Eine darüber hinausgehende wirksame laufende Überwachung des Vermögensverwalters und Messung seiner Leistungsfähigkeit ist nur möglich, wenn die Transaktionen, folglich sämtliche Kontobewegungen, buchhalterisch erfasst werden und auf dieser Basis ein aussagekräftiges Reporting erstellt wird. Neben den Fragen zur Allokation des Vermögens, der Performance und der Leistung der Verwalter des Vermögens schlüsselt das Reporting auch die Kosten der Vermögensverwaltung auf. 

Zusammenfassung

Das Niedrigzinsumfeld und die Schwankungen an den Aktienmärkten sind nicht weg zu diskutieren. Stiftungen müssen den teils neuen Herausforderungen der Kapitalmärkte strategisch begegnen. Die gelungene Umsetzung der strategischen Vorgaben in die Praxis, folglich die Definition von konkreten Anlageaufträgen und die Auswahl geeigneter Vermögensverwalter, vollendet die Anstrengungen der Stiftung im Rahmen der Implementierung. Das laufende Controlling sorgt im Anschluss für den nötigen Überblick, überwacht die Einhaltung der Anlagerichtlinien und bewertet die Performance der engagierten Verwalter und sichert so den dauerhaften Erfolg der Vermögensanlage der Stiftung.

Kapital und Niedrigzins
Zurück zur Übersicht
Teil 2: Anlagestrategie
Teil 2 lesen
Autoren
Dr. Thomas Fritz
ist Steuerberater und Partner der Kanzlei Peters, Schönberger & Partner (PSP). Seine Tätigkeitsschwerpunkte beinhalten die umfassende Beratung von gemeinnützigen Körperschaften, Stiftungen und anderen Non-Profit-Organisationen im Gemeinnützigkeits- und Spendenrecht sowie die steuerliche Gestaltungsberatung im Bereich der Unternehmens- und Vermögensnachfolge.

Maik Paukstadt
ist Steuerberater, Certified Financial Planner (CFP) und Partner der Kanzlei Peters, Schönberger & Partner (PSP). Seine Beratungsschwerpunkte liegen in der ganzheitlichen steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Beratung von Stiftungen und vermögenden Privatpersonen, insbesondere im Rahmen der Strukturierung und dem Controlling umfangreicher Vermögen.