Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Berlin oder Bonn (Berlin)

IRC (International Rescue Committee) steht von Krieg und Krisen betroffenen Menschen zur Seite, um ihr Überleben und den Wiederaufbau ihrer Existenz zu sichern. Seit ihrer Gründung im Jahre 1933 auf Anregung von Albert Einstein leistet die Organisation insbesondere für Flüchtlinge lebensrettende Hilfe. Heute unterstützen wir jährlich etwa 23 Millionen Menschen in über 40 Ländern der Welt. Wir spielen eine führende Rolle bei der Entwicklung neuer, nachweislich wirksamer Ansätze, um den Schutz und die Selbstbestimmung besonders gefährdeter Menschen zu fördern. IRC ist international eine der größten Hilfsorganisationen mit einem Fokus auf fragile Kontexte. Seit 2016 sind wir auch mit zwei Niederlassungen in Deutschland aktiv. Hier führen wir den strategischen Dialog mit anderen Akteuren der humanitären Hilfe und Entwicklungszusammenarbeit, akquirieren Fördermittel und nehmen bei politischen Prozessen Einfluss zugunsten derer, die von Vertreibung betroffen sind. Zudem setzen wir Integrationsprojekte mit und für geflüchtete Menschen in Deutschland um, mit Schwerpunkt auf den Bereichen Gewaltschutz, Bildung und wirtschaftliche Integration.

In den nächsten Jahren erwartet IRC Deutschland durch organisationsinterne Veränderungen ein starkes Wachstum an den Standorten Bonn und Berlin sowie wachsende Verantwortung als europäischer Hauptsitz der Organisation. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir deshalb zur Unterstützung der Geschäftsleitung eine*n Assistent*in (m/w/d).

Aufgaben

  • Pflege von Outlook Email-Accounts und Kalendern sowie Vereinbarung von Terminen
  • Korrespondenz mit externen und internen Partnern per Email und Telefon
  • Buchung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
  • Unterstützung von Besucher*innen des IRC Deutschland – Begrüßung, Hilfe bei der Reisebuchung sowie Erstellung von Zeitplänen
  • Unterstützung bei Meetings, beispielsweise durch die Erstellung von Agenden, Raumbuchung, Vorbereitung von Briefings und Materialien sowie Protokollführung
  • Logistische Organisation von internen und externen Meetings und Veranstaltungen, beispielsweise Buchung von Tagungsräumen und Catering sowie Vorbereitung von IT-Equipment
  • Bearbeitung und Erstellung von internen und externen Kommunikationsmaterialien wie Emails, Memos, Präsentationen und Berichten
  • Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft

Anforderungsprofil

  • Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder verfügen über eine vergleichbare Qualifikation
  • Sie konnten bereits Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenztätigkeit sammeln
  • Sie sind mit dem MS Office Paket vertraut (insbesondere Outlook, Excel, Word)
  • Sie verfügen über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sie verfügen über eine ausgeprägte Dienstleistermentalität und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit
  • Sie arbeiten gewissenhaft und eigenverantwortlich und verfügen über exzellentes Zeitmanagement
  • Sie sind kommunikativ und haben eine große Portion Humor
  • Sie haben Interesse an der Mitarbeit in einer internationalen NGO

Weitere Infos

Wir bieten Ihnen

  • Eine sinnstiftende Gestaltungsaufgabe mit viel Eigenverantwortung
  • Mitarbeit in einer internationalen humanitären Hilfsorganisation mit über 10.000 Mitarbeitenden weltweit
  • Attraktive Vorteile für Mitarbeitende wie Jobfahrrad, Bahncard, Jobticket, Mitgliedschaft im Urban Sports Club
  • 30 Tage Jahresurlaub

Die Position kann wahlweise in Bonn oder in Berlin besetzt werden. Des Weiteren kann diese Position auch in Teilzeit besetzt werden (20 oder 30-35 Wochenstunden). Bitte geben die Ihre präferierte Stundenzahl sowie Einsatzort in Ihrer Bewerbung an.

Bitte übermitteln Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben mit Angabe Ihres möglichen Starttermins und Gehaltsvorstellung, Lebenslauf, relevante Arbeitszeugnisse) ausschließlich über unser Bewerbungsportal. Bewerbungen, die per E-Mail eingereicht werden, können leider nicht berücksichtigt werden.

Für Fragen steht Ihnen gerne Frau Christine Mader (christine.mader[at]rescue[punkt]org) zur Verfügung.

Es gibt für diese Ausschreibung keine Bewerbungsfrist. Da die Position schnellstmöglich zu besetzen ist, bleibt die Stelle bis zur Besetzung online.

Weitere Informationen zu IRC finden Sie auf IRCDeutschland.de.

IRC legt bei der Auswahl geeigneter Kandidat*innen ausschließlich Qualifikation und Erfahrung zugrunde. Persönliche Eigenschaften wie Geschlecht, Herkunft, Religion, Hautfarbe, sexuelle Orientierung, Alter, Familienstand oder Behinderung werden nicht berücksichtigt. Wir bitten daher von Fotos in den Bewerbungsunterlagen abzusehen.

Die Ausschreibung richtet sich insbesondere auch an geeignete Bewerber*innen mit Schwerbehinderung.

Kontakt

Christine Mader

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