Vorstands- und Kuratoriumssitzungen in der Corona-Krise

Die Maßnahmen zur Bekämpfung der Ausbreitung des Corona-Virus umfassen insbesondere das Vermeiden von persönlichem Kontakt zwischen Menschen. In dieser Zeit stellt sich die Frage, ob und unter welchen Voraussetzungen in Stiftungen Beschlüsse von Vorstand und/oder Kuratorium ohne physische Zusammenkunft gefasst werden können. Auch kann es passieren, dass in dieser Zeit der Corona-Krise ein Vorstands- oder Kuratoriumsmandat ausläuft und eine Nachfolge zeitnah nicht gewählt werden kann. In diesem Fall droht die Handlungsunfähigkeit der Stiftung.

Die nachfolgenden Ausführungen sollen einen Überblick über die aktuelle Gesetzgebung geben und Lösungswege aufzeigen.

I. Beschlussfassung des Stiftungsvorstands ohne Zusammenkunft

Grundsätzlich finden Vorstandsitzungen in Präsenzveranstaltungen statt. In den Satzungen ist oftmals von einer Beschlussfassung mit Zustimmung von z.B. 2/3 “der Anwesenden” die Rede. Von dieser Grundregel kann abgewichen werden, indem die Satzung andere Verfahren der Beschlussfassung vorsieht. Sollte die Satzung eine solche Regelung nicht beinhalten, ist zu prüfen, ob das Gesetz Ausnahmemöglichkeiten bietet.

1. Beschluss ohne Zusammenkunft auf satzungsrechtlicher Grundlage

Zunächst sollten Stiftungen ihre Satzung prüfen, ob diese Beschlüsse im Umlaufverfahren bzw. in einer virtuellen Versammlung vorsehen. Viele Stiftungen habe bereits heute Regelungen vor allem zu schriftlichen oder elektronischen Umlaufverfahren.

„Schriftlich“ meint dabei die Schriftform i.S.d. § 126 BGB sowie die elektronische Form nach § 126a BGB und umfasst somit nach überwiegender Auffassung u.a. die Erklärung per Fax, nicht aber die per E-Mail. Das elektronische Umlaufverfahren ermöglicht auch den Beschluss durch E-Mail. Zum Abhalten einer virtuellen Versammlung kommen alle modernen Kommunikationsmittel wie Chat-Rooms, Bildschirmübertragung und auch Telefonkonferenzen in Betracht. Für die ordnungsgemäße Beschlussfassung ist es erforderlich, dass alle Vorstandsmitglieder (technischen) Zugang zum dem gewählten Verfahren haben.

Sofern die Satzung also eine Beschlussfassung auch ohne Zusammenkunft vorsieht, kann ein Beschluss nach den in der Satzung beschriebenen Voraussetzungen gefasst werden.

2. Beschluss ohne Zusammenkunft ohne satzungsrechtlicher Grundlage

Die meisten Stiftungen haben aber eine der o.g. Regelungen nicht in ihre Satzung aufgenommen. Hier stellt sich die Frage, wie die Stiftungen in dieser Situation beschluss- und damit handlungsfähig bleiben.

Hier bietet das Gesetz für Vereine eine Ausnahme von der Präsenzpflicht. Für das Vereinsrecht ist vorgesehen, dass eine Beschlussfassung der Mitglieder unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne Versammlung möglich ist. Für Stiftungen gelten die Regelungen für Vereine über die Verwei-sungsvorschrift des § 86 BGB analog.

Gemäß § 32 Abs. 2 BGB ist eine Beschlussfassung der Mitglieder auch ohne Mitgliederversammlung zulässig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich erklären. Gemäß § 28 BGB gilt dies auch für die Beschlussfassung des Vorstands im Verein. Gemäß § 86 Satz 1 BGB ist diese Vorschrift auch auf die Beschlussfassung in Vorständen von Stiftungen anwendbar.

Wenn also alle Vorstandsmitglieder schriftlich zustimmen (keine Gegenstimme, keine Enthaltung), dass das Umlaufverfahren angewendet bzw. eine virtuelle Versammlung abgehalten werden kann, dann sind die auf diese Weise gefassten Beschlüsse wirksam. Nach herrschender Meinung gilt dabei die Allzustimmung nur für den Beschluss über das Verfahren, die inhaltlichen Beschlüsse können dann wieder mit Mehrheit gefasst werden. Gestützt wird diese Auffassung auf eine Analogie zu § 32 Abs. 2 BGB, dem sich der allgemeine Gedanke entnehmen lässt, dass mit Zustimmung aller Mitglie-der von dem an sich erforderlichen Verfahren abgewichen werden kann.

3. Beschluss ohne Zusammenkunft aufgrund des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs-, und Wohnungseigentumsrechts zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie im Jahre 2020

Der Gesetzgeber hat im Zuge der Corona-Krise reagiert und folgendes Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie beschlossen, welches am 28. März 2020 in Kraft getreten ist. Im Hinblick auf Vorstands- und Kuratoriumssitzung sind folgende Regelungen relevant:

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Artikel 2

§ 5 Vereine und Stiftungen

(1) Ein Vorstandsmitglied eines Vereins oder einer Stiftung bleibt auch nach Ablauf seiner Amtszeit bis zu seiner Abberufung oder bis zur Bestellung seines Nachfolgers im Amt.

(2) Abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs kann der Vorstand auch ohne Ermächtigung in der Satzung Vereinsmitgliedern ermöglichen,

1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben oder

2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben.

(3) Abweichend von § 32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.

§ 7 Übergangsregelung

(…)

(5) § 5 ist nur auf im Jahr 2020 ablaufende Bestellungen von Vereins- oder Stiftungsvorständen und im Jahr 2020 stattfindende Mitgliederversammlungen von Vereinen anzuwenden.

Artikel 6

2) Artikel 2 tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft und tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2021 außer Kraft.

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Unklar ist, ob die o.g. abweichende Regelung zu § 32 Abs. 2 BGB über die Verweisungen des § 86 und § 28 BGB auch für Stiftungen gilt. Die Stiftungsaufsichtsbehörden der Länder vertreten dazu unterschiedliche Auffassungen. Unter diesem Link ist die Stellungnahme der Stiftungsaufsichtsbehörde in Hamburg nachzulesen. Außerdem noch die Bekanntmachungen der Regierung von Oberbayern und Rheinland-Pfalz.

§ 5 Absatz 2 schafft als Sonderregelung zu § 32 Absatz 1 Satz 1 i.V.m §§ 86 und 28 BGB gesetzliche Voraussetzungen, um auch ohne ausdrückliche Ermächtigung in der Satzung, „virtuelle“ Vorstandssitzungen durchzuführen und auch Vorstandsmitglieder, die nicht an der Mitgliederversammlung teilnehmen, zu ermöglichen, ihre Stimmrechte auszuüben. Zum Abhalten einer virtuellen Versammlung kommen alle modernen Kommunikationsmittel wie Chat-Rooms, Bildschirmübertragung und auch Telefonkonferenzen in Betracht. Für die ordnungsgemäße Beschlussfassung ist es erforderlich, dass alle Vorstandsmitglieder (technischen) Zugang zum dem gewählten Verfahren haben. Dabei ist auch möglich, dass ein Teil der Vorstandsmitglieder an einem bestimmten Ort zusammenkommt und andere Mitglieder an der Mitgliederversammlung im Wege elektronischer Kommunikation teilnehmen. 

§ 5 Absatz 3 erleichtert als Sonderregelung die Beschlussfassung der Vorstandsmitglieder im Umlaufverfahren. Abweichend von § 32 Absatz 2 BGB wird nicht mehr für alle Beschlüsse die Zustimmung aller Mitglieder gefordert. Im Umlaufverfahren können Beschlüsse mit der erforderlichen Mehrheit nach dem Gesetz oder der Satzung getroffen werden. Allerdings nur dann, wenn alle Vorstandsmitglieder beteiligt wurden und bis zu dem vom Vorstand festgesetzten Termin mindestens die Hälfte der Vorstandsmitglier im Umlaufverfahren ihre Stimme abgegeben haben. Nicht geändert werden die im Gesetz oder der Satzung geregelten Mehrheitserfordernisse. Die Stimmabgabe muss nicht mehr schriftlich im Sinne des § 126 BGB erfolgen, sondern ist auch in Textform nach § 126b BGB möglich, das heißt anstelle einer eigenhändig unterschriebenen Erklärung, ist auch eine Stimmabgabe z. B. durch E-Mail und Telefax möglich.

Da bisher nicht einheitlich geklärt ist, ob diese Erleichterungen auch für Stiftungen gelten, sollten Stiftungen, soweit möglich, auf das unter Ziffer 2 dargestellte verfahren zurückgreifen oder ein Einvernehmen mit der zuständigen Aufsichtsbehörde herstellen. Der Bundesverband Deutscher Stiftungen setzt sich dafür ein, dass die o.g. Regelungen von den Aufsichtsbehörden einheitlich angewendet werden.

II. Sicherstellung der Handlungsfähigkeit von Stiftungen

Die Amtszeit von Vorstandsmitgliedern von Stiftungen, die für eine bestimmte Zeit bestellt wurden, endet mit Zeitablauf. Wenn nicht rechtzeitig ein neues Vorstandmitglied bestellt werden kann, kann dies dazu führen, dass die Stiftung nicht mehr ordnungsgemäß vertreten werden kann, wenn die dafür notwenigen Vorstandsmitglieder fehlen. Viele, aber nicht alle Stiftungen regeln in ihren Satzungen, dass Vorstandsmitglieder, deren Amtszeit zeitlich befristet ist, im Amt bleiben, bis ihr Nachfolger gewählt ist. Dies soll durch das o.g. Gesetz geregelt werden, so dass es auch für die Stiftungen gilt, die keine entsprechende Regelung in ihre Satzung aufgenommen haben. Damit bleiben Stiftungen handlungsfähig, auch wenn sie neue Vorstandsmitglieder aufgrund der Beschränkungen durch die COVID-19-Pandemie nicht bestellen können.

III. Kuratorium

Für die Beschlussfassung und Handlungsfähigkeit des Kuratoriums gibt es keinen gesetzlichen Anknüpfungspunkt. Auf Grund der sehr vergleichbaren Interessenlage sind die o.g. Grundsätze aber analog anwendbar.

IV. Fristen

Die o.g Regelungen treten am Tag nach der Verkündung in Kraft und enden mit Ablauf des Jahres 2020.

V. Fazit

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Beschlussfassung ohne körperliche Zusammenkunft sind zum Teil nicht klar. Die Unsicherheit ergibt sich zum einen aus der unklaren Rechtsanwendung des Vereinsrechts und zum anderen aus der analogen Anwendung auf Stiftungen. Im Ergebnis bleibt ein Restrisiko. Bei bedeutenden Vorstands- oder Kuratoriumsbeschlüssen sollte das Verfahren mit der Stiftungsaufsichtsbehörde abgestimmt werden.