Elektronische Spendenbescheinigungen: Darauf müssen Stiftungen achten

Der Trend zur Digitalisierung macht auch vor dem Steuerrecht nicht halt. Der Gesetzgeber hat in den vergangenen Jahren diverse Regelungen geschaffen, die den neuen technischen Möglichkeiten Rechnung tragen. Im Jahr 2016 wurden mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens (StModG) auch weiterführende Vorgaben bzw. Klarstellungen zur Anwendung von elektronischen Verfahren zur Erstellung einer Zuwendungsbestätigung geschaffen.

Das Bundesministerium für Finanzen verlautet mit Schreiben vom 6. Februar 2017:
Zuwendungsempfänger, die dem zuständigen Finanzamt die Nutzung eines Verfahrens zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen gemäß R 10b.1 Abs. 4 EStR angezeigt haben, können die maschinell erstellten Zuwendungsbestätigungen auf elektronischem Weg in Form schreibgeschützter Dokumente an die Zuwendenden übermitteln.

D.h., eine Stiftung, die Spenden erhalten hat, kann dem Spender die Zuwendungsbestätigung nun auch online u.a. als pdf-Dokument übersenden, wenn sie dem Finanzamt die Nutzung dieses Verfahrens angezeigt hat.

Für die Abzugsberechtigung ist es dann unerheblich, dass der Zuwendungsempfänger den Ausdruck des entsprechenden Dokuments nicht selbst übernimmt, sondern dem Zuwendenden überlässt.]

Elektronische Spendenbescheinigungen – darauf müssen Sie achten

Die elektronische Zuwendungsbestätigung wurde bereits 2009 in § 50 der Einkommensteuer- Durchführungsverordnung (EStDV) festgelegt. Nunmehr hat die Finanzverwaltung die technischen Voraussetzungen geschaffen, dass eine elektronisch erstellte Spendenbescheinigung an die zuständige Finanzverwaltung übermittelt werden kann.

Der Spender muss diesem Verfahren zustimmen, indem er den Zuwendungsempfänger hierzu bevollmächtigt. Zu berücksichtigen ist auch, dass der Zuwendende dem Empfänger der Zuwendung – also der Stiftung – seine steuerliche Identifikationsnummer mitzuteilen hat. Der Zuwendungsempfänger verwaltet damit äußerst sensible Daten.

Die Papierform kann jedoch auch weiterhin genutzt werden. Die Archivierungspflicht für die elektronische Form beträgt sieben Jahre und für die Papierform zehn Jahre. Für die Zuwendungsempfänger wird sich wohl vorerst keine Verwaltungsvereinfachung hieraus ergeben, da zwei Archivierungszeiträume zu beachten sind.

Es bleibt abzuwarten, wie die Spender dieses elektronische Verfahren zukünftig nutzen werden. In Zeiten der Digitalisierung ist davon auszugehen, dass Spender diesen für sie bequemen Service künftig voraussetzen und möglicherweise gar ihre Spendenbereitschaft an das Vorhandensein eines solchen Systems koppeln werden.

Sensible Daten: EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die Nutzung dieses Spenderservices setzt allerdings voraus, dass die Stiftungen über die relevanten Daten des Spenders verfügen: In der Spenderdatei müssen nicht nur Name und Anschrift hinterlegt sein, sondern auch die Steuer-ID-Nummer des Spenders. Diese sensiblen Daten können Unbefugte auf den Plan rufen.

Soll die elektronische Zuwendungsbestätigung genutzt werden, empfiehlt sich daher eine Prüfung des bestehenden IT-Umfeldes. Es müssen die erhöhten Anforderungen bezüglich der Datensicherheit, z.B. hinsichtlich der Sicherstellung der Datenübermittlung und des Verwaltens dieser sensiblen Daten (u.a. steuerliche Identifikationsnummer), beachtet werden. Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die ab dem 25.5.2018 greifen wird. Sie gilt auch für Stiftungen und begründet neue Pflichten beim Datenschutz. Bei Verstößen drohen empfindliche Bußgelder.

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Autor
Sascha Voigt de Oliveira, KPMG AG