Vergabeprozess

Über die Zuerkennung des Qualitätssiegel wird derzeit bis zu zweimal jährlich in einer Vergabeausschuss-Sitzung entschieden (Vergabetermin). Momentan tagt der ehrenamtlich arbeitende Vergabeausschuss im Frühjahr und Herbst des Jahres. Die Verleihung an die Siegelträger findet im Regelfall auf dem Deutschen StiftungsTag statt. Der Antrag kann jederzeit gestellt werden. Die Einreichungsfristen sind bis 30. April und bis zum 31. Oktober des Jahres.

Je nach Zugangszeitpunkt, Vollständigkeit des Antrags und Prüfungsaufkommen gesamt für den Vergabeausschuss wird das Siegel entweder zum nächsten oder zum übernächsten Vergabetermin nach Antragstellung erteilt bzw. versagt.

Aktuelle Frist: 31. Oktober 2020

Um das Qualitätssiegel zu erhalten, muss das ausgefüllte und unterschriebene Antragsformular an folgende E-Mail-Adresse gesendet werden: qualitaetssiegel[at]stiftungen[punkt]org.

Dazu müssen fristgerecht alle prüfungsrelevanten Unterlagen dem Vergabeausschuss digital zur Verfügung gestellt werden. Eine Checkliste findet sich im Antragsformular.

Wir bitten in Vorbereitung der Antragstellung die Nutzungsbedingungen für das Qualitätssiegel für gute Treuhandstiftungsverwaltung sowie die Treuhandverwaltungs-Grundsätze zu lesen. Dort sind detaillierter die Prüfkriterien für eine Siegel-Zuerkennung beschrieben.

Nach Eingang des Antrags per E-Mail erhalten die Antragssteller vom Vergabeausschuss eine Begrüßungs-E-Mail u.a. mit einem Link zum Upload der notwendigen Dokumente für die detaillierte Antragsprüfung. Die Unterlagen sollen eine Einschätzung ermöglichen, dass der Antragsteller die Vergabekriterien für eine Siegel-Zuerkennung erfüllt.

Prüfverfahren

  1. Antragstellung: Der Treuhänder beantragt das Siegel und reicht seine Unterlagen beim Bundesverband digital ein.
  2. Vorprüfung: Die Vorprüfung der eingereichten Unterlagen erfolgt durch im Auftrag des Bundesverbandes tätige zertifizierte Stiftungsberater, bezogen auf Vollständigkeit, Verständlichkeit und inhaltlich anhand der Vergabekriterien.
  3. Stichprobe: Zusätzlich zu den eingereichten Unterlagen werden stichprobenhaft weitere Unterlagen angefordert, um das Handeln des Stiftungstreuhänders entsprechend der Vergabekriterien einschätzen zu können. Bei der ersten Beantragung werden neben den 3 vom Antragsteller vorgestellten Treuhandstiftungen weitere 3 Treuhandstiftungen exemplarisch ausgewählt und anhand ergänzend einzureichender Dokumente ebenfalls geprüft (als Praxisfälle).
  4. Prüfung und Beurteilung: Der Vergabeausschuss prüft die eingehenden Anträge in Prüfgruppen und fällt seine Entscheidungen gemeinschaftlich in seinen Sitzungen.
  5. Dokumentation: Die Prüfungsergebnisse werden in einem Bericht detailliert erläutert und ggf. mit Hinweisen, Empfehlungen bzw. Auflagen versehen. Dies dient der stetigen Verbesserung der Dienstleistungs-Qualität der Treuhänder.

Geltungsdauer

Bei positivem Prüfergebnis verleiht der Vergabeausschuss dem Antragsteller das Qualitätssiegel für die Dauer von drei Jahren. Die Zuerkennung des Qualitätssiegels und dessen Geltungsdauer bestätigt der Vergabeausschuss mit einer Urkunde (Verleihung einmal jährlich auf dem Deutschen Stiftungstag). Die Laufzeit wird durch den Monat und das Jahr, in dem das Qualitätssiegel abläuft, gekennzeichnet (z.B. gültig bis 06/2020).