Die Margot Friedländer Stiftung setzt sich für die Zukunft der Erinnerung, für Toleranz und Menschlichkeit, für Freiheit und Demokratie ein. Einmal jährlich vergibt sie den Margot Friedländer Preis an Menschen, die sich mit Aktionen und Initiativen für Toleranz und Menschlichkeit und gegen Antisemitismus oder Demokratiefeindlichkeit einsetzen. Weitere Förderprogramme befinden sich noch im Aufbau. Die Stiftung wurde 2023 von der Holocaustüberlebenden Margot Friedländer gegründet und arbeitet operativ.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir
Office Manager (w/m/d) in Vollzeit
Aufgaben
- Sie unterstützen den Vorstand und die Geschäftsführung in der internen und externen Kommunikation (Terminplanung und Koordination von Gremiensitzungen; Beantwortung eingehender Anfragen; Vorbereitung von Sitzungsunterlagen und Präsentationen; Protokollführung)
- Sie stellen den reibungslosen Ablauf im Büro sicher (Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und internen Ablagesystemen; Kommunikation mit externen Dienstleistern; Aufbau und Pflege von Datenbanken; Unterstützung bei der Verwaltung von IT-Systemen; Ansprechpartner für IT-Dienstleister und technisches Büromanagement)
- Sie behalten die Kosten und Zahlen im Blick (Einholen von Kostenvoranschlägen; Überwachung von Budgets und Kosten; Vorbereitende Buchhaltung)
- Sie befördern die Öffentlichkeitsarbeit (Versand von Pressemitteilungen; Pflege der Website; Bildrecherchen, Bildrechteanfragen, Organisation von Foto- und Drehterminen)
- Sie übernehmen Koordinationsaufgaben für Veranstaltungen (Einladungs- und Gästemanagement; Ansprechpartner für Dienstleister)
Anforderungsprofil
- Sie verfügen über einschlägige Ausbildung (z.B. Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, Fachwirtin oder Fachwirt für Büro- und Projektorganisation).
- Sie haben bereits umfangreiche Berufserfahrungen im Büromanagement oder als Assistent (w/m/d) einer Geschäftsleitung gesammelt.
- Sie können sicher mit Microsoft Office Programmen umgehen.
- Ihr ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationstalent hilft Ihnen bei der Erledigung der vielfältigen Aufgaben.
- Ihre vorausschauende, eigenständige und strukturierte Arbeitsweise sorgt für eine entspannte Zusammenarbeit im Team.
- Sie haben Freude am Umgang mit Zahlen.
- Sie verfügen über eine sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache und englischen Sprache
- Ihr Auftreten ist freundlich und zugewandt.
- Sie fühlen sich mit den Themen der Stiftung verbunden.
Weitere Infos
Wir bieten Ihnen:
- Eine wertschätzende Zusammenarbeit in einem kleinen Team mit großem Netzwerk engagierter Ehrenamtlicher
- Ein abwechslungsreiches und sinnstiftendes Arbeitsumfeld
- Eine angemessene Vergütung
- Attraktive Büroräume im Herzen von Berlin (in der Nähe des Gendarmenmarkts)
- Flexible Arbeitszeiten
Die Einstellung erfolgt zunächst befristet für zwei Jahre. Eine Vertragsverlängerung ist möglich.
Die Margot Friedländer Stiftung begrüßt Bewerbungen, die die Vielfalt unseres Teams stärken. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Bitte schicken Sie Ihre Bewerbung und Ihre Gehaltsvorstellung zusammengefasst in einer PDF bis zum 25.05.2025 an: Heike Catherina Mertens (info[at]margot-friedländer-stiftung[punkt]de). Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!