Die Kulturstiftung des Bundes fördert Kunst- und Kulturvorhaben im Rahmen der Zuständigkeit des Bundes. Ein Schwerpunkt ist die Förderung innovativer Programme und Projekte im internationalen Kontext sowie von Kulturprojekten auf Antrag ohne thematische Eingrenzung in allen Sparten. Mit einem jährlichen Fördervolumen von derzeit 35 Mio. Euro zählt sie zu den großen öffentlichen Kulturstiftungen Europas mit Sitz in Halle (Saale).
Aufgaben
- Das sechsköpfige Team im Sachgebiet Verwaltung und Finanzen ist für die Bereiche Haushalt, Buchhaltung, Auszahlung der Fördermittel für Projektträger, Beschaffung, IT-Systeme und -Infrastruktur, Dienstreisefragen und Liegenschaftsbetreuung verantwortlich.
- Als Verwaltungsmitarbeiter*in entlasten und unterstützen Sie die Sachgebietsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen. Sie unterstützen die Buchhaltung, betreuen die Liegenschaften, arbeiten in diesem Bereich der Vergabestelle zu und sind erste Ansprechperson für alle Dienstleister.
- Sie erfassen unterschiedliche Buchungsvorgänge, z.B. Rechnungen oderMittelabforderungen, und führen sie mit einem Online-Banking-System aus.
- Sie prüfen alle Zahlungsein- und -ausgänge auf Richtigkeit.
- Sie haben ein Gespür für Zahlen und helfen bei der Erstellung des Jahresabschlusses(Abgleich der Belege mit den Einzelbuchungen, Sachkonten und der elektronischenAkten sowie der Zahlungsüberwachung innerhalb des elektronischenDatenmanagementsystems).
- Sie sind Ansprechperson für jegliche in Zusammenhang mit Liegenschaften stehenden Belange für Vorstand und Beschäftigte sowie für alle Gewerke.
- Sie kontrollieren die Einhaltung von Wartungs-, Prüf- und Reinigungsintervallen unserer Dienstleister und koordinieren ihre Einsätze, weisen externe Firmen ein und nehmen ihre Arbeitsergebnisse ab.
- Mit Ihren sehr guten Office-Kenntnissen führen Sie Statistiken und Übersichten, stellen Unterlagen sowie Belege für Prüfungen und den Jahresabschluss zusammen.
- Sie unterstützen die Vergabestelle bei der Durchführung von Ausschreibungsverfahren im Bereich der Liegenschaftsverwaltung z.B. durch die Vorbereitung von Leistungsverzeichnissen oder der Recherche nach geeigneten Unternehmen.
- Sie fertigen unterschiedliche Schriftsätze an, wie Vermerke, Anschreiben usw.
- Als Sicherheitsbeauftragte*r betreuen Sie den Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit.
- Sie unterstützen bei der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit zur Steigerung von Energieeffizienz und Nachhaltigkeit in der Stiftung.
Anforderungsprofil
- Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement bzw. Vorgängerberufe oder als Verwaltungsfachangestellte*r oder vergleichbare Qualifikationen.
- Sehr gute anwendungsbereite Kenntnisse gängiger Softwareprodukte (MS Office, Adobe Professional, MS Teams) und die Bereitschaft, sich mit dem elektronischen Dokumenten-managementsystem vertraut zu machen.
- Sie verfügen über ein ausgeprägtes Organisationsgeschick.
- Sie denken und handeln vorausschauend und verfügen über gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
- Grundlegende Kenntnisse und erste Erfahrungen in Buchhaltung sind vorteilhaft.
- Sie haben eine Ausbildung als Sicherheitsbeauftragte*r oder die Bereitschaft, sich entsprechend ausbilden zu lassen.
- Sie sind offen für Veränderung, haben Spaß am digitalen Arbeiten und Freude an Teamarbeit.
Weitere Infos
Das auf Innovation gerichtete Förderprofil findet sich auch in unserer internen Organisation und Arbeitsweise.
Wir bieten Ihnen neben einem interessanten Aufgabengebiet im nationalen und internationalen Kulturbereich
- ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
- 30 Tage Jahresurlaub sowie zusätzlich arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember
- ein engagiertes sechsköpfiges Team
- engen fachlichen Austausch mit den Kollegen*innen der Stiftung
- Vereinbarkeit von Beruf und Privatem durch flexible Arbeitszeiten ohne Kernarbeitszeit
- mobiles Arbeiten nach einer Einarbeitungsphase
- vielfältige fachliche und persönliche Fortbildungsmöglichkeiten
- betriebliche Altersversorgung und vermögenswirksame Leistungen (VWL)
- ein modernes Büro und Arbeitsumfeld, gut angebunden im Zentrum von Halle (Saale)
Auch innerhalb ihrer eigenen Institution strebt die Kulturstiftung des Bundes eine inklusive Organisationskultur an. Die Diversität ihrer Mitarbeitenden versteht sie als Chance und Potenzial. Sie trifft aktiv Maßnahmen, um Benachteiligungen aus Gründen der ethnischen, sozialen und regionalen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität wirkungsvoll vorzubeugen oder diese auszugleichen. Wir freuen uns daher über Bewerbungen von allen Menschen mit passenden fachlichen Einstellungsvoraussetzungen. Nicht alle Arbeitsbereiche sind für diese Position bereits vollständig barrierefrei. Für diesbezügliche Auskünfte stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.