Assistenz Vorstandsbüro (m/w/d) (Düsseldorf)

Die Gerda Henkel Stiftung ist eine rechtsfähige Stiftung bürgerlichen Rechts mit Sitz in Düsseldorf. Die Förderungen der Stiftung gelten vorrangig den Historischen Geistes­wissenschaften. Die Stiftung ist in Deutschland und international tätig.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir befristet auf zwei Jahre zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz Vorstandsbüro (m/w/d)

in Vollzeit.

Aufgaben

  • Betreuung der Telefonzentrale, Organisation von Telefonkonferenzen und virtuellen Meetings
  • Bearbeitung des Post- und zentralen E-Mail-Eingangs
  • Terminkoordination bei Outlook, Bestellung von Büromaterial, Versand von Paketen und Unterlagen
  • Unterstützung bei der Organisation von Auswahlsitzungen und Veranstaltungen
  • Empfang und Bewirtung von Gästen
  • Schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Kommunikation mit externen Dienstleistern
  • Reiseplanung sowie Erstellung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen
  • Facility Management (Koordination Gewerke, Hausmeister)

Anforderungsprofil

  • Eine abgeschlossene Ausbildung mit Erfahrungen im Sekretariatsbereich / eine abgeschlossene (kaufmännische) Berufsausbildung
  • Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement
  • Sehr gute EDV-Kenntnisse (Outlook, Excel, Word, Power Point)
  • Sehr gute schriftliche Ausdrucksweise in der deutschen Sprache
  • Fundierte Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Organisationstalent und Flexibilität
  • Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • Strukturierte Arbeitsweise
  • Große Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit
  • Engagement und Belastbarkeit
  • Gute Umgangsformen und Diskretion

Weitere Infos

Wir bieten Ihnen:

  • Einen sicheren Arbeitsplatz in zentraler Lage Düsseldorfs in einem offenen und engagierten Team
  • Fahrtkostenzuschüsse für den ÖPNV
  • individuelle Zusatzleistungen
  • Eine sinnstiftende Tätigkeit mit Einblick in vielseitige nationale und internationale wissenschaftliche Projekte.

    Wir bitten um Bewerbungen mit aussagekräftigen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnissen/Beurteilungen; zusammengefasst in einer PDF-Datei) bis zum 30. April 2024 in elektronischer Form per E-Mail an: bewerbung[at]gerda-henkel-stiftung[punkt]de (Stichwort „Assistenz Vorstandsbüro“). Für die Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins sind wir dankbar.

Kontakt

Birte Ruhardt

+49 211 93652413

Weiterführender Link