Vorstandssekretär/in (m/w/d) (Köln)

Wir bieten eine Vollzeitstelle im Vorstandssekretariat ab 1. Oktober 2019 im Umfang von 40 Wochenstunden. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet.

Aufgaben

  • Aktive Unterstützung des Vorstands in allen täglichen organisatorischen Abläufen
  • Steuerung der internen und externen Kommunikation im Vorstandsbereich (Telefonie, Nachrichten)
  • Erledigung des Vorstandsschriftwechsels
  • Terminplanung und -koordination
  • Planung und Vorbereitung von Dienstreisen des Vorstands
  • Vorbereitung von Sitzungsunterlagen und Unterstützung des Veranstaltungsmanagements bei der Sitzungsorganisation
  • Protokollanfertigung

Zusätzlich:

  • Unterstützung der Fachreferenten/innen bei der Antragssachbearbeitung vom Antragseingang bis zur Schlussabrechnung
  • Pausenvertretung Telefonzentrale/Empfang

Anforderungsprofil

  • Mit gutem Erfolg abgeschlossene qualifizierte Sekretariatsausbildung oder eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich
  • Erfahrung in der Organisation eines leitenden Sekretariats oder im Assistenzbereich
  • Routinierter und versierter Umgang mit den MS-Office-Programmen (vor allem Word); vorteilhaft wären Kenntnisse des Datenbankprogramms cobra CRM
  • Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
  • Sichere Beherrschung der Phonotypie
  • Strukturierte, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
  • Sehr gute Umgangsformen mit einem souveränen, freundlichen Auftreten
  • Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit

Weitere Infos

Aussagekräftige Bewerbungen unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bitte an brigitte.schramm[at]fritz-thyssen-stiftung[punkt]de

Kontakt

Brigitte Schramm

Weiterführender Link