Office-Manager:in (m/w/d) in Elternzeitvertretung (Berlin)

Amadeu Antonio Stiftung

Werden Sie Teil einer lokal, regional als auch bundesweit agierenden Stiftung, die sich erfolgreich für demokratische Zivilgesellschaft, demokratische Kultur und Betroffene rechter Gewalt einsetzt: Die Amadeu Antonio Stiftung sucht für ihren Standort in Berlin zum 01.02.2022 eine:n Office-Manager:in (20 h / Woche).

Als Office-Manager:in sind Sie mitverantwortlich für die Büroorganisation und -infrastruktur unseres Berliner Standorts. Sie sind eine zentrale Schnittstelle der verschiedenen Stiftungsbereiche und unterstützen deren Arbeitsprozesse durch Ihr effizientes Office-Management, das ein angenehmes und kollegiales Arbeitsumfeld schafft. Gemeinsam mit Ihren Kolleg:innen sind Sie zudem Ansprechperson für externe Anfragen, koordinieren diese und gestalten damit das Außenbild der Amadeu Antonio Stiftung mit. Wir freuen uns auf Sie!

Aufgaben

  • Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs des täglichen Bürobetriebs durch Übernahme büroorganisatorischer Aufgaben, beispielsweise Gebäudemanagement, Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Koordination externer Dienstleister:innen und dazugehöriges Vertragsmanagement, Bürogestaltung sowie der Beantwortung von Mitarbeiter:innenanfragen
  • Annahme und Beantwortung von E-Mails und Anrufen an die allgemeine E-Mailadresse und Telefonnummer der Stiftung.
  • Bearbeitung eingehender Post und interne Verteilung sowie Koordination von Lieferungen
  • Koordination des Versands von Publikationen der Stiftung durch studentische Mitarbeiter:innen
  • Unterstützung bei der Planung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen und Besprechungen, inklusive dem Empfang und der Betreuung von Gästen
  • Verweisberatung von Ratsuchenden, die sich an die allgemeine E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Stiftung wenden

Anforderungsprofil

  • Mehrjährige Erfahrung im Office-Management
  • Ausgeprägtes „Multitasking“-Organisationstalent mit zielorientierter, selbstständiger und strukturierter Arbeitsweise, sehr gutem Zeitmanagement sowie „Hands-on“- Mentalität
  • Kontaktfreude sowie ausgeprägte Serviceorientierung
  • Spaß am Lösen von spontanen und auch mal stressigen Herausforderungen im Alltagsgeschäft
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie Einfühlungsvermögen und Teamfähigkeit
  • Ausgeprägte Kenntnisse im Umgang mit gängigen Office-Programmen (Microsoft Outlook, Word, Excel)
  • Idealerweise Interesse an stiftungsrelevanten Themen wie Demokratieförderung, gruppenbezogener Menschenfeindlichkeit, Rechtsextremismus

Weitere Infos

Wir bieten Ihnen

  • Eine verantwortungsvolle Tätigkeit bei einer lokal, regional als auch bundesweit erfolgreich agierenden Stiftung 
  • Ein hochmotiviertes, kompetentes und kollegiales Team
  • Flexible Arbeitszeiteinteilung mit zentralem Arbeitsort in Berlin
  • Raum für persönliche Entwicklung einschließlich Supervisionsangeboten
  • 30 Tage Urlaub im Jahr (bei 5-Tage-Woche)
  • Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen angelehnt an den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD – Bund)

Die Stelle ist als Elternzeitvertretung bis zum 30.04.2023 befristet.

Wir freuen uns insbesondere über Bewerber:innen, die unseren Weg hin zu einer inklusiven und diversen Organisation mitgestalten. Auch um verschiedene Expertisen, Perspektiven und Erfahrungen im Team abbilden zu können, bestärken wir insbesondere Juden:Jüdinnen, BPoC, Menschen mit eigener oder familiärer Migrationsgeschichte, LGBTIQ, Sinti:zza und Rom:nja und Menschen mit Behinderung sich zu bewerben. Leider ist der Arbeitsplatz nicht barrierefrei.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich bis zum 12. Dezember 2021 per E-Mail: Schicken Sie Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf mit Kontaktdaten von zwei persönlichen Referenzen, Zeugnisse) zusammengefügt in einem PDF-Dokument (max. 4 MB) mit dem Betreff „Bewerbung Office-Manager:in“ an bewerbung@amadeu-antonio-stiftung.de.

Kontakt

Anna Brausam

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