Office Manager:in gesucht (Berlin)

Die Stiftung Neue Verantwortung ist eine gemeinnützige Denkfabrik in Berlin, die Expertise aus Politik, Forschungseinrichtungen, NGOs und Unternehmen zusammenbringt, um überparteiliche Vorschläge für die Gesellschaft im technologischen Wandel zu entwickeln, zu diskutieren und zu verbreiten.

Unser Team ist in letzter Zeit stark gewachsen und wir möchten unser Office Management neu gestalten. Für unsere Arbeit brauchen wir deshalb Unterstützung und suchen ab 1. Oktober 2019 eine:n Office Manager:in (in Vollzeit oder Teilzeit).

Die Position bildet die Schnittstelle zwischen Kolleg:innen, dem Vorstand und externen Gästen sowie Dienstleistern. Sie sorgen für einen reibungslosen Büroablauf und managen Terminkalender, Reisebuchungen, Organisationsfragen sowie die allgemeine Kommunikation. Sie sind somit als zentrale Ansprechpartner:in im Büroalltag unverzichtbar.

Aufgaben

  • Sie betreuen unseren Empfang, das Telefon & die Post und behalten den Überblick über unsere Büroräume.
  • Sie unterstützen den Vorstand u.a. bei der Terminplanung, Geschäftskorrespondenz und den Reisebuchungen.
  • Sie helfen bei der vorbereitenden Buchhaltung und dem Rechnungsmanagement.
  • Sie koordinieren unsere Dienstleister (z.B. Handwerker, Reinigungsfirma, Lieferdienste etc.) .
  • Sie unterstützen bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen.
  • Sie übernehmen allgemeine organisatorische Aufgaben.

Anforderungsprofil

  • Sie verfügen idealerweise über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine andere relevante Ausbildung.
  • Idealerweise haben Sie Berufserfahrung in vergleichbarer Position, gerne auch im Hotellerie- oder Veranstaltungsbereich.
  • Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse und sind in der schriftlichen Korrespondenz sicher und am Telefon souverän, gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
  • Sie mögen es, gemeinsam in einem Team zu arbeiten und behalten auch in trubeligen Situationen den Überblick. Sie lösen Probleme zuverlässig und lösungsorientiert und zeichnen sich durch Ihr Organisationstalent aus.
  • Im Umgang mit MS Office (Word, Power Point, Excel) sind Sie sicher und routiniert.

Weitere Infos

Was wir bieten:

  • Ein abwechslungsreiches Aufgabenspektrum in einem relevanten, tagesaktuellen Arbeitsbereich zwischen Politik und Technologie.
  • Die Arbeit und den Austausch in einem hochmotivierten, multidisziplinären Team.
  • Ein Arbeitsumfeld aus Eigenverantwortung und Gestaltungsspielräumen: Flache Hierarchien, offene Türen und Ohren, viel Raum für Kreativität und eigene Ideen.
  • Mitarbeit in einer gemeinnützigen Organisation mit (freundlicher) Start-Up-Kultur.
  • Flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten.
  • Zentral gelegene und sehr gut erreichbare Büroräume.

Bewerbungsschluss ist der 31. Juli 2019. Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen in einer PDF-Datei unter www.stiftung-nv.de/online-bewerbung. Diese sollten ein kurzes Anschreiben und einen Lebenslauf (ohne Foto) sowie die Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen enthalten.

Anfallende Reisekosten können leider nicht übernommen werden; telefonische Auswahlgespräche sind möglich.

Für Rückfragen steht Ihnen Madlen Schliephake (personal[at]stiftung-nv[punkt]de) gerne zur Verfügung!

Kontakt

Madlen Schliephake

0308145037880

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