Büroassistenz (m/w/d) (Darmstadt)

Geschäftsstelle der Dotter-Stiftung in Darmstadt-Eberstadt.

Die Hans Erich und Marie Elfriede Dotter-Stiftung zählt zu den großen Stiftungen in Deutschland. Zur Verstärkung unseres Teams in der Geschäftsstelle suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und motivierte Büroassistenz in Teilzeit (30 Stunden).

Wir bieten Ihnen einen abwechslungsreichen Job in einem kleinen Team. Ihr Arbeitsplatz befindet sich in der repräsentativen Stiftungsvilla. Hier arbeiten Sie mit neuester Technik in einem digitalen Umfeld und werden leistungsgerecht bezahlt. Wir freuen uns, wenn Sie sich weiterentwickeln und mitdenken wollen! Werden Sie Teil unserer jungen Stiftung und bringen Sie sich gestaltend mit ein!

Ihre Bewerbung richten Sie bitte per Mail bis spätestens 28. Oktober 2020 an uns.

Aufgaben

  • Unterstützung der Mitarbeiter in der Geschäftsstelle bei allgemeinen Bürotätigkeiten im Verwaltungs- und Projektbereich
  • Betreuung und Administration des Post-Ein- und Ausganges
  • Betreuung, Administration und Dokumentation ein- und ausgehender Telefonate
  • Verwaltung und Beschaffung Büromaterial
  • Pflege des digitalen Terminkalenders und Terminmanagement (z.B. Urlaube, Veranstaltungen, Jubiläen und Geburtstage)
  • Fortlaufend: Digitalisierung und Ablage von Dokumenten im Datenbank-System der Stiftung
  • Pflege und DSGVO-konformes Validieren des gesamten Adressdatenbestandes
  • Beauftragung und Kontrolle des von Dienstleistern übernommenen Facility Managements
  • Betreuung und Bewirtung bei hausinternen Veranstaltungen und Sitzungen
  • Organisation des Caterings und Koordination von Dienstleistern
  • Botengänge
  • Erledigung einfacher Korrespondenz
  • Betreuung des Mail-Kontos kontakt[at]dotter-stiftung[punkt]de

Anforderungsprofil

  • Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder mindestens fünf Jahre
  • Berufserfahrung in der Verwaltung oder als Assistenz in vergleichbarer Position, idealerweise im Stiftungsbereich
  • Gutes Organisationsvermögen, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, sowie schnelle und hohe Auffassungsgabe
  • Zeitliche und aufgabenbezogene Flexibilität
  • Eigenverantwortliche, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit
  • Sicher im Umgang mit den gängigen EDV-Anwendungen, MS-Office (insbesondere Excel und Word)
  • Bereitschaft und Fähigkeit zum Einarbeiten in das komplexe Datenbanksystem CAS-Maecenas
  • Sicheres Auftreten und sehr gute Umgangsformen

Weitere Infos

Die Hans Erich und Marie Elfriede Dotter-Stiftung zählt zu den großen Stiftungen in Deutschland. Hans Erich Dotter (+ 2012) war der Gründer des Weltunternehmens Goldwell, das noch heute unter der Firmierung KAO Germany GmbH in Darmstadt Haarkosmetik produziert und vertreibt. Die Stiftung wurde am 01.12.2014 errichtet. Sie ist sowohl fördernd als auch operativ tätig, und ihr Tätigkeitsradius ist qua Stifterwillen auf den Darmstädter Stadtteil Eberstadt beschränkt. Zu den Förderschwerpunkten zählen die Jugend- und Altenhilfe, Kunst und Kultur, Soziales, Bildung, Erziehung sowie Heimatkunde und Heimatpflege.

Kontakt

Benjamin C. Christ

06151 1369550

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